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Come informatizzare la tua azienda

Procedure di analisi e progettazione

L'esigenza della gestione dei dati e delle informazioni, delle comunicazioni e quindi di informatizzazione dell’ azienda matura attraverso esperienze giornaliere che spesso vengono tradotte nella ricerca di strumenti tecnologici non integrati nell'ambiente con cui vengono in contatto.
In pratica si assiste spesso ad una focalizzazione esasperata dell'aspetto tecnico trascurando la coerenza del sistema informatico rispetto alle variabili organizzative dell'impresa.
Ci si focalizza cioè sul sistema "che serve" (tecnologia) dimenticando il sistema "servito" (organizzazione).

Questa scelta innesca nel medio periodo una serie di conseguenze che portano alla realizzazione di un sistema informatico aziendale spesso non rispondente alle reali necessità.

II flusso di dati e informazioni sono il risultato delle interazioni tra le funzioni, gli enti, gli uffici ed il personale dell' azienda, nonché tra l’ambiente interno e quello esterno.
Sono quindi i processi operativi aziendali, predisposti secondo un ben determinato modello organizzativo, che producono i dati e le informazioni.
La loro valutazione (attraverso un’analisi e una diagnosi dello stato del sistema informativo) preliminare a qualsiasi intervento di tipo organizzativo.
Lo scopo è quello di capire se è necessario attuare interventi correttivi mirati al miglioramento, alla riduzione dei costi e alla creazione di valore.

Le modalità di conduzione delle attività di valutazione (analisi e diagnosi) deve avere come obiettivo l'individuazione delle disfunzioni, delle loro cause e suggerire i possibili rimedi organizzativi e conseguentemente tecnologici.

Alla domanda che normalmente, in fase preliminare, ci si pone: "come costituire il sistema informatico nel modo giusto" (cioè come strutturalmente si deve realizzare il sistema), bisognerebbe far precedere la domanda: "come costruire il sistema giusto" (cioè quale deve essere l’approccio organizzativo e interpretativo).

Consapevoli di ciò vogliamo proporre una metodologia per annullare gli effetti negativi di un cambiamento non ragionato e per raggiungere gli obiettivi che Direzione Aziendale e utenti si propongono.

II flusso operativo è costituito dalle seguenti fasi:

- Riunione informativa iniziale - Raccolta dati e informazioni.
- Analisi dati e informazioni
- Presentazione dei risultati - Redazione del progetto di miglioramento.

La redazione del progetto di miglioramento sarà sviluppato, in accordo con la Direzione Aziendale, dopo la presentazione e la condivisione del risultati ottenuti a seguito dell'attività di analisi e diagnosi.

Tale progetto integrerà le modalità organizzative con le esigenze delle tecnologie informatiche e del software applicativo attraverso l’Informatica Service Valenza che si pone come gestore (Project Manager) del progetto e delle risorse umane coinvolte nelle attività.

Nella riunione informativa iniziale si costituirà il Gruppo di lavoro (consulenti di organizzazione aziendale, consulenti informatici e operatori dell'Azienda) per la condivisione degli obiettivi (generali e di dettaglio) e per la pianificazione del tempi e delle risorse da coinvolgere.

2. La raccolta del dati e delle informazioni avverrà attraverso interviste alla Direzione, ai Responsabili di funzione nonchè agli utenti del Sistema Informatico aziendale. Obiettivo è quello di rendere visibile il modello organizzativo ed il flusso del dati (mappatura dei flussi informativi) nonchè il supporto tecnologico attraverso l'infrastruttura (server, rete locale/ geografica, connessioni remote, accesso da/a internet, sicurezza ecc.) i servizi di base (office, posta, intranet, portale Web, ecc.) e le applicazioni (gestionali standard e custom).
Dovranno inoltre essere rilevati aspetti quali i costi sostenuti (quanto si spende, per che cosa si spende, quanto si è efficienti, ecc.), il portafoglio applicativo (quanto è come i processi aziendali sono supportati dal sistema Informatico, quale è il livello qualitativo, ecc.), le risorse umane e tecnologiche (chi fa e che cosa, inventario HW e SW e valutazione adeguatezza, ecc.) ecc.

3. L'analisi del dati e delle informazioni sarà condotta, dopo aver definito con chiarezza gli obiettivi generali e di dettaglio, considerando che il sistema informatico non deve funzionare solo dal punto di vista tecnico ma deve anche rispondere a criteri di soddisfazione del fabbisogni organizzativi delineati dalla Direzione Aziendale.
Lo studio del flusso del dati e delle informazioni consente di visualizzare l'impresa e l'interazione del suoi processi organizzativi.
L'analista di processo non si limita ad eseguire la diagnosi ma, all'occorrenza, ridisegna i processi, individuando le criticità, le attività, e valutando la convenienza complessiva del miglioramento tecnologico proposto.
Sottovalutare le interdipendenze tra progettazione del sistema informatico e progettazione organizzativa può determinare incoerenze tra le potenzialità tecnologiche e le reali esigenze aziendali, generando scompensi con le mansioni, i ruoli degli utenti e con i meccanismi organizzativi.
E' necessario sviluppare una ricerca attiva delle aree di congruenza fra la complessità che caratterizza l'organizzazione aziendale, le scelte tecniche e quelle di strutturazione dei processi.

4. La presentazione del risultati deve avere come obiettivo la mappatura dell'esistente e l'individuazione delle aree di miglioramento attraverso azioni di intervento sia organizzativo che informatico.
Le azioni di intervento tecnologico possono interessare il consolidamento dell'infrastruttura hardware (sistemi sotto-utilizzati, riduzione dei sistemi e dei costi, miglioramento della gestione e del livello di servizio, ecc.), della sicurezza monitoraggio reti ed internet, dei sistemi e il controllo accessi al Web.

Al fine di concretizzare quanto detto, verrà realizzato un documento con lo scopo di mettere in evidenza i flussi operativi e le relative procedure esecutive all’interno dell’azienda del committente.

Lo scopo è quello di permettere un’ottimizzazione delle procedure ed inoltre di creare una solida base di informazioni su cui modellare lo sviluppo di un applicativo gestionale idoneo a supportare gli operatori nello svolgimento di tali procedure.

Zanchetta Fabio